【演讲实录】上海医药集团信息技术中心IT经理潘明华:协同办公的柔性应用

8月7日下午,2018“数字办公”研讨会(第一期)圆满结束。本次研讨会由畅享网主办,上海市高等教育学会和校园网络专业委员会协办,现场吸引了逾50位参会嘉宾共同探讨“数字办公”的“坑”与“雷”,不断深入剖析“数字办公”的痛点,并通过分享中大型企事业单位及高校的实践案例和行业应用,为探索“数字办公”的新解决方案提供借鉴,对企事业单位“数字办公”的未来发展起到促进作用。以下为上海医药集团信息技术中心IT经理潘明华,主题为:协同办公的柔性应用的演讲实录,由畅享网整理发布。


我今天的演讲主要是站在技术人员的角度,来讲一下我对于协同办公、或者说对数字办公的理解。现在市场上的数字办公产品,有协同办公的OA产品,还有BPM产品。在我看来这两个产品本质没有什么区别,OA跟BPM这两家产品在做相互融合,OA在往BPM的领域延伸,BPM在往OA的领域做外延,BPM外面会包装很多OA常用的应用。我从98年开始一直做MIS的开发,MIS的领域名词换了很多,从MIS开始到MRP,然后到MRPII,再到ERP。现在大数据、人工智能,各种名词,各种领域的包装很炫,但是在我看来,其实都是MIS,在我们技术人员看来也都是MIS。

为什么讲柔性应用?“柔性”最早由丰田提出来的,丰田在企业的制造领域里面,希望能够提出一种更加适应企业变化的管理方式,他提出了柔性的概念。我觉得柔性这个概念用在协同办公或者数字办公领域也是最合适的,因为企业里面所有的信息化工作,我们大致可以把它分为两种。

一、刚性需求

刚性的需求对应的最简单的人、财、物,还有实际的业务系统,这些都可以认为是刚性需求。前面提到对业务的数据流,实际上就可以跟企业的刚性需求对应起来。一般情况下操作人员会在一个软件里面按123步骤有序的走下去,完成业务数据的输入,这个其实就是一个刚性的需求,基本上ERP都可以归为这一类。

二、柔性需求

柔性是指什么?是指企业里面有很多的场景是临时的,或者说变化的,特别是在现在背景下,市场竞争也比较激烈,实际上管理人员经常会有临时的想法,或者说他在使用系统的过程中,突然想到,既然你在这个领域可以实现某种功能,那么我在其他领域是不是也可以实现?这个就对我们IT人员,或者对我们供应商也提出了一个新的需求,就是要怎样能让我的软件快速的去适应企业的需求变化?并且这个变化不能说过几个月再完成。

最早我们做企业软件开发,无论是用瀑布模型还是迭代开发,时间是很长的。从需求的调研、开发、测试、最后反复迭代,过程很漫长。到了现在这个阶段,或者说到现在IT的发展,慢慢我觉得真的是到了一个对柔性应用、轻量级应用爆发的一个时点。

以上是我作为一个IT技术人员最深切的体会,从我入行开始,我们就希望能够尽快的应对客户的需求,客户提出一个需求我第二天就能够交付,这是我们当时做软件开发最理想的状态。但是一直以来,直到接触了协同办公产品以后我才真正发现,OA和BPM这一类产品,可以快速满足企业的柔性需求,这些需求是有一些比较经典使用的案例,所以我接下来的PPT主要从这个角度来给大家分享企业里面有哪些常用的,或者说将来可能会流行的一些使用场景。

上海医药公司简介

首先介绍上海医药,上海医药是一个商业和工业并存的大型集团,业务形态有制造,商业、贸易,甚至学校我们也有上海市医药学校,也有我们的职工大学。针对协同办公的项目当时的建设目标是希望形成一个全公司集中统一的协同办公平台,这应该在很多企业选型的时候也是考虑的一个点。作为上海医药来说,我们有几百家的子公司,这些子公司是独立部署还是统一?我们最后选的是一个统一的模式,基本上我们把下面的企业,原来协同办公的产品都废掉了。少数有一些没废掉的基本上也慢慢被我们纳入统一平台。因为对下面的企业来说,他们的支持和服务能力没有我们总部做的这么好,慢慢总部的协同办公平台推广开来之后,下面的企业都归到我们这儿去了。

我们现在是20家直管企业,每一家下面又有子公司,子公司下面还有分子公司,我们差不多目前的用户总数除了车间的工人以外,办公人员应该有2万多。当时我们上线的时候,预计所有的流程可能有1500个以上,除此之外我们还有一些相关的职能部门垂直管理的应用,还有协同办公怎么跟已有的业务、系统进行打通,这是我们当时做这个项目的时候一个基本的建设目标,应该说这也是大部分企业建设协同办公平台或者数字办公的初衷。


当时提的概念一个平台,三大板块,多种应用。三大板块是针对三个特点。

一、门户

门户就是展示的工具,基本上跟大家看到的网站没有太大的差别。

二、知识

知识这一块的技术层面是比较简单的,但是知识的应用主要是靠企业内部的管理,所以知识管理做的好不好,看企业内部自己的管理做的好不好,或者企业内部有没有类似于一个,像畅享网一样有个类似于主编的工作往下推广。

三、流程

企业的三大板块里面流程是最多的。多种应用,是脱离开来的,在企业里面除了我们常用的数字化办公的一些领域以外,还会有一些轻量级应用,或者柔性的应用。业务部门临时提出来的需求,这些需求有财务的风险管理、研发的管理、投资的管理、费用管控的管理,这些东西我们称之为多种应用。所以是一个平台,三大板块,多种应用。


这是项目的建设周期,我们从2011年开始到2015年,整个系统经历了4期,算逐渐成熟。我做了一个统计,差不多到这个月为止,我们现在已经电子化流程的数量在4486个,已经上线的使用人数是24000多人,流程实例目前已经跑了237万,上个月是7万多,将近8万,这样一个数比我们开始的时候上的系统,数量增长远远超过了,估计每个月的新增流程数量应该超过10万,我们协同办公的面还是比较广的。接下来讲一下在我们这4千多个里面,有哪些典型的应用案例。因为协同办公讲起来没有什么太高大上的内容,基本上都是企业最常见,或者最琐碎的一些应用场景,所以我们讲一些比较常见的,企业里面会经常用到的一些使用场景。

作为一个集团型的企业,我们目前有400多家的控股企业,目前来说,我们整个集团总部负责协同办公这个项目就我一个人。一个人怎么管这么多企业?管这么多应用?

分级分权管理


我们采用的是分级分权的方式。分销和药材原来OA独立的,把它合并了,统一的部署,分级分权。我们指定一个管理员,管理员下面再分各个子公司的管理员,每一级都是向上面去汇总。如果下面有问题解决不了的,再往上报,最后报到我这里。实际上我只要管我们总部,以及下面20家直管企业的管理员,会定期给他们进行培训。这是基本的管理和部署的模式。


这是我们的协同办公里面最常见的一个应用,公文管理。凡是国企、或者行政、学校里面,公文的上传下达是最基本的一个诉求。部分企业可能还把公文的管理用的更深入,他们把部门内部很多的自由的流程,把公文作为万金油的流程,用的很深。

公文基本的技术底层就是把office的这个和OA产品,或者跟BPM产品做一个结合,基本上原先通过邮件方式去传递的方式在OA上都得到了改变。一是在文档起草的时候,可以在线编辑。在线编辑有个好处,所有的在线编辑提的意见,修改的内容都可以在上面得到痕迹的保留,这个痕迹的保留是跟word的修订功能,或者批注的功能是一致的。同时后台会把重要的几个节点修改存为多个版本,所以公文流转应该是所有企业第一个会上的内容,我们也是把它作为推广的第一步。我们这么多下级的子公司只要上OA的,第一项内容有上公文管理,这是一个刚性需求。或者在国营企业里面,它是一个刚性需求。


这是公文管理发文的界面,我跟大家简单介绍一下,为什么协同办公能成为一个企业的柔性管理,或者说轻量级应用开发的一个工具?这个界面上我们看到两个不同的界面,目前的协同办公和BPM的管理工具都可以做到对程序界面的简单定制,或者说处理。一般普通的人员不需要经过编程,就可以很简单的把这个界面做出来,只要他会Excel,基本上可以实现这样的效果,这是协同办公,底层上对轻量级应用支持的一个手段,这个是具体把word嵌到里面去的界面。

预算及费控管理


一.在协同办公里面管所有的预算

我们会把预算系统每一年的预算导入进来,从预算的编制、调整,最后预算的支付,都在OA里面做。

二.在用友里面做费用的控制

在OA里面走这个流程,两种模式我们现在都有。


这是审批的一个界面,基本上分管领导审核的时候能看到我们所有预算总数。费用的查询,可以去查每个部门,每个项目具体费用的使用情况,这是一个可以层层钻取的。

费控从我们了解的渠道来看还有做得更好的解决方案,目前对电子发票的管理,还有移动端对发票的管理,都有很多厂商提供新的解决方案,包括直接把电子发票导入,直接对发票扫描的方式,这是我们下一步需要升级的点。

合同管理

应该说跟公文管理在技术上类似,主要是把合同从起草、审核、签订、履行、归档整个管起来,并且在这个过程中,把合同跟前面的费控,支付做了关联,我们在合同里面会定义所有支付的节点,支付的时候如果是合同的话,必须要选一个合同,做一个强管控。


这是基本的界面,这是一个投资项目管理,这个界面看上去跟我们普通的流程界面不太一样,它是一个纯定制的模块,我们通过很少量的开发,在协同办公上面就能够把一些业务部门提出来的需求加以实现。


这是我们的办公资产管理,从普通办公用品到耗材的领用、入库,都在OA里面去做。


这是重大事项督查督办的模块,基本上我们所有的国有企业里面都会对会议这一项有一个大的需求,会议之后,如何把会议的内容,以及需要落地执行的事项建立起来。我们做了这么一个模块,从督办事项的建立,到具体的执行,最后的反馈。这是做的一些统计报表,还有对系统流程效率的分析。


(统计报表)


(系统流程效率的分析)

系统对外接口平台


目前我们在接口这一块也做了大量工作,基本上把协同办公作为一个流程的对接平台,所有涉及到审批的全部放到协同办公。移动这一块我想讲一点,整个协同办公里面,目前是应用最容易成功的一个点。所有中层以上的领导,现在很少在电脑上进行办公,全部是手机。在推移动平台的时候,可以给大家一个建议,在移动平台上把打车内容加进去,现在有一些供应商可以做到把所有打车的平台,网约车的平台整合在一起。下雨天如果叫不到车,他可以帮你叫到,把所有的滴滴、首汽用车等等全部整合在一起,他还有大客户的优先级,如果你叫不到车,他发一个指令给后台,后台会优先处理他的订单,这个对于普通员工来说,如果把这个放到移动端,所有员工会把这个作为刚需,下雨天打不到车,肯定会用到这个平台。

前面讲了一些简单的应用案例,最后体现在对我们的价值上。一个是我们怎么能够把我们企业的制度和管理流程通过协同办公的方式落地,并且执行。还有一个是怎么来通过协同办公做到我们的集中管控,企业的内控。从行政条线来说,我们做了公文的收发,重点工作督办、制度管理、干部管理,风控的角度,我们的合同、纠纷、审计都在上面。财务来说预算、费控、资金、担保、支付也都包含在内。

这个就是我今天的简单分享,谢谢大家!


返回道普网首页 返回道普网首页>> 文/畅享网
道普网

道普声明
1、道普网转载本文目的在于传递信息,并不代表赞同其观点或对真实性负责,道普不承担文章侵权行为的连带责任。
2、若所转内容涉及版权等问题,请著作权或版权拥有机构致电或来函联系,我方将第一时间处理。
3、本网原创文章欢迎转载,务必请注明来源。
转载请注明来源
道普网原创或编译,更多信息化门户专业资料请访问道普信息化。

官网:http://www.topcio.cn

微博:@道普信息化

微视:TOPCIO视频库

微信:topcio_cn

道普信息化交流2群 和道普妹妹谈心